Document Control & Logistics Coordinator Export Import

1. Pengelolaan Dokumen Ekspor dan Impor Menyiapkan, memeriksa, dan memastikan kelengkapan dokumen ekspor maupun impor. Mengelola dokumen seperti Commercial Invoice, Packing List, Bill of Lading (B/L), Air Waybill (AWB), Certificate of Origin (COO), Shipping Instruction, dan dokumen kepabeanan. Memastikan seluruh dokumen sesuai dengan persyaratan pelanggan, negara tujuan, dan regulasi pemerintah. 2. Koordinasi Proses Pengiriman Berkoordinasi dengan freight forwarder, shipping line, airlines, transporter, dan pihak bea cukai. Melakukan booking shipment sesuai jadwal pengiriman. Memantau status pengiriman barang hingga tiba di tujuan. 3. Kepatuhan Kepabeanan (Customs Compliance) Memastikan dokumen ekspor-impor memenuhi ketentuan Bea Cukai dan instansi terkait. Mendukung proses custom clearance untuk ekspor maupun impor. Mengelola dokumen fasilitas Kawasan Berikat (Bonded Zone) apabila perusahaan memiliki fasilitas tersebut. 4. Document Control Mengendalikan sistem penyimpanan dokumen fisik dan digital. Menjaga keakuratan, keamanan, dan kemudahan penelusuran dokumen. Memastikan dokumen terdokumentasi sesuai prosedur dan masa retensi yang berlaku. Menyiapkan dokumen untuk kebutuhan audit internal maupun eksternal. 5. Monitoring dan Pelaporan Memantau proses pengiriman, penerimaan, dan status dokumen. Menyusun laporan ekspor-impor secara berkala. Mengelola database shipment dan dokumen logistik. Membuat laporan KPI terkait ketepatan dokumen dan pengiriman. 6. Administrasi dan Data Management Melakukan input data transaksi ekspor-impor ke sistem ERP atau Logistics Management System. Memastikan kesesuaian data antara dokumen, sistem, dan kondisi aktual. Melakukan rekonsiliasi data pengiriman dan dokumen pendukung. 7. Komunikasi dan Koordinasi Internal Berkoordinasi dengan tim Procurement, Warehouse, Production, Finance, dan Sales terkait kebutuhan pengiriman. Memberikan informasi status pengiriman kepada pihak terkait. Menangani permasalahan administrasi yang berpotensi menghambat proses ekspor-impor.