QMS Staff

Manajemen Mutu ISO & IATF Staff bertanggung jawab membantu pelaksanaan, pemeliharaan, pemantauan, dan peningkatan berkelanjutan sistem manajemen mutu perusahaan agar sesuai dengan persyaratan ISO 9001, IATF 16949, persyaratan pelanggan otomotif, serta prosedur internal perusahaan. Posisi ini memastikan bahwa dokumen dan rekaman sistem mutu terkendali, kegiatan audit dilaksanakan sesuai program, temuan ketidaksesuaian ditindaklanjuti, dan data kinerja sistem mutu tersedia secara akurat untuk mendukung evaluasi manajemen serta peningkatan efektivitas proses. Dalam pelaksanaannya, posisi ini berfungsi sebagai fasilitator dan pengendali administrasi sistem manajemen mutu, bukan sebagai satu-satunya pihak yang bertanggung jawab atas seluruh kualitas produk. Pemilik proses dan departemen terkait tetap bertanggung jawab atas mutu proses, pelaksanaan tindakan korektif, dan pencapaian target masing-masing. Tujuan utama jabatan 1. Memastikan sistem manajemen mutu perusahaan dipelihara dan dijalankan sesuai persyaratan ISO 9001, IATF 16949, serta persyaratan pelanggan yang relevan. 2. Menjamin seluruh dokumen dan rekaman sistem manajemen mutu terkendali, mutakhir, mudah ditelusuri, dan tersedia bagi pihak yang berwenang. 3. Mendukung pelaksanaan audit internal, audit eksternal, audit pelanggan, dan audit proses sesuai program yang telah ditetapkan. 4. Memantau penyelesaian temuan audit, ketidaksesuaian, tindakan korektif, dan verifikasi efektivitasnya. 5. Mengumpulkan serta menganalisis data kinerja sistem mutu sebagai masukan untuk evaluasi manajemen dan peningkatan berkelanjutan. 6. Meningkatkan kesadaran karyawan terhadap penerapan sistem manajemen mutu dan kepatuhan terhadap prosedur kerja. Tugas dan tanggung jawab A. Pengendalian dokumen dan rekaman mutu - Mengelola dokumen sistem manajemen mutu, seperti manual mutu apabila digunakan, prosedur, instruksi kerja, formulir, standar, dan rekaman mutu. - Memastikan dokumen ditinjau, disetujui, direvisi, didistribusikan, dan ditarik dari penggunaan sesuai prosedur pengendalian dokumen. - Memelihara daftar induk dokumen (Master List of Documents) dan daftar rekaman mutu. - Memastikan dokumen eksternal, termasuk standar, spesifikasi pelanggan, dan persyaratan teknis yang relevan, diidentifikasi serta diperbarui. - Memantau ketersediaan dokumen pada titik penggunaan dan mencegah penggunaan dokumen kedaluwarsa atau revisi yang tidak berlaku. - Mengelola penyimpanan, masa retensi, akses, dan penelusuran rekaman mutu sesuai ketentuan perusahaan serta persyaratan pelanggan. B. Pemeliharaan sistem ISO 9001 dan IATF 16949 - Membantu memantau kesesuaian penerapan sistem manajemen mutu terhadap klausul standar yang berlaku. - Memelihara matriks kesesuaian klausul standar, prosedur internal, dan bukti implementasinya. - Mengidentifikasi perubahan standar, interpretasi yang relevan, serta persyaratan pelanggan yang berdampak pada sistem mutu. - Berkoordinasi dengan pemilik proses untuk memastikan perubahan persyaratan diterjemahkan ke dalam prosedur atau praktik kerja yang diperlukan. - Membantu menyiapkan bukti penerapan sistem untuk rapat tinjauan manajemen dan audit. - Memantau tindak lanjut atas perubahan sistem, prosedur, proses, atau persyaratan yang telah disetujui. C. Perencanaan dan pelaksanaan audit - Menyusun dan memelihara jadwal audit internal sesuai program audit yang disetujui. - Mengoordinasikan kesiapan departemen yang akan diaudit, termasuk dokumen, rekaman, personel, dan bukti implementasi. - Membantu menyiapkan auditor internal yang kompeten serta memantau kelengkapan rekaman kompetensinya. - Mendukung pelaksanaan audit sistem, audit proses manufaktur, dan audit produk sesuai program serta kebutuhan perusahaan. - Mengelola laporan hasil audit, bukti objektif, klasifikasi temuan, dan distribusi laporan kepada pihak terkait. - Mengoordinasikan kesiapan menghadapi audit lembaga sertifikasi dan audit pelanggan, termasuk pemantauan jadwal serta kelengkapan dokumen. - Menjaga ketertelusuran hasil audit dari perencanaan, pelaksanaan, pelaporan, hingga penutupan temuan. Catatan: Untuk audit khusus proses otomotif, penggunaan pendekatan seperti process audit dan persyaratan Layered Process Audit dilakukan sesuai standar, persyaratan pelanggan, serta kebijakan internal yang berlaku. D. Pengendalian ketidaksesuaian dan tindakan korektif - Mencatat dan memelihara daftar temuan audit, ketidaksesuaian sistem, dan masalah mutu yang masuk dalam lingkup QMS. - Memastikan setiap temuan memiliki penanggung jawab, batas waktu penyelesaian, dan rencana tindak lanjut. - Mengoordinasikan pemilik proses dalam melakukan analisis akar penyebab, misalnya menggunakan metode 5 Why atau diagram sebab-akibat. - Memantau pelaksanaan tindakan korektif berdasarkan bukti yang disampaikan oleh departemen terkait. - Membantu memverifikasi kecukupan bukti penyelesaian dan efektivitas tindakan korektif sesuai kewenangan yang ditetapkan. - Mengeskalasi temuan yang terlambat, berulang, berisiko tinggi, atau belum efektif kepada atasan. - Memantau tren temuan berulang sebagai masukan untuk perbaikan sistem. E. Pemantauan kinerja sistem mutu - Mengumpulkan data kinerja mutu dari departemen terkait sesuai indikator yang ditetapkan perusahaan. - Memelihara dashboard dan laporan status sistem manajemen mutu. - Memantau indikator seperti status audit, penyelesaian tindakan korektif, kepatuhan pengendalian dokumen, dan penyelesaian program mutu. - Membantu menganalisis tren temuan audit, ketidaksesuaian berulang, serta masalah sistemik. - Menyiapkan laporan berkala untuk atasan dan bahan evaluasi manajemen. - Memastikan data yang disajikan memiliki sumber, periode, dan bukti pendukung yang dapat ditelusuri. F. Koordinasi persyaratan pelanggan dan standar eksternal - Membantu memelihara daftar persyaratan pelanggan yang berkaitan dengan sistem manajemen mutu. - Mengoordinasikan distribusi perubahan persyaratan pelanggan kepada departemen terkait. - Memantau bukti peninjauan dan implementasi persyaratan pelanggan oleh pemilik proses. - Membantu memastikan dokumen referensi eksternal yang digunakan perusahaan merupakan revisi yang berlaku. - Mendukung persiapan audit pelanggan dan pemenuhan permintaan bukti terkait sistem mutu. G. Kompetensi, sosialisasi, dan kesadaran mutu - Berkoordinasi dengan HRD untuk mengidentifikasi kebutuhan pelatihan yang berkaitan dengan ISO 9001, IATF 16949, audit internal, dan prosedur mutu. - Menyiapkan materi sosialisasi atau penyegaran sistem mutu sesuai kebutuhan. - Memelihara rekaman pelatihan, daftar hadir, evaluasi, dan bukti kompetensi yang relevan. - Memantau pemahaman karyawan terhadap prosedur serta tanggung jawab mutu di area kerjanya. - Membantu mengoordinasikan program peningkatan kesadaran mutu bersama departemen terkait. H. Tinjauan manajemen dan perbaikan berkelanjutan - Menyiapkan data dan dokumen pendukung untuk rapat tinjauan manajemen. - Memantau status tindak lanjut keputusan rapat yang terkait dengan sistem manajemen mutu. - Membantu mengidentifikasi peluang penyederhanaan prosedur, peningkatan kepatuhan, dan penguatan pengendalian sistem. - Memelihara daftar program perbaikan dan memantau status pelaksanaannya. - Menyampaikan laporan mengenai hambatan penerapan sistem dan kebutuhan dukungan kepada atasan. I. Administrasi dan kesiapan audit - Memastikan dokumen dan bukti audit tersusun secara sistematis, mudah diakses, dan dapat ditelusuri. - Menyiapkan laporan periodik, notulen, daftar tindak lanjut, dan rekaman aktivitas QMS. - Menjaga kerahasiaan dokumen dan informasi pelanggan sesuai ketentuan perusahaan. - Melaksanakan tugas lain yang relevan dengan sistem manajemen mutu sesuai arahan atasan dan kewenangan jabatan. Output yang diharapkan Output adalah hasil kerja nyata yang harus tersedia, dapat diperiksa, dan dapat menjadi bukti pelaksanaan tanggung jawab jabatan. 1 Master List Dokumen dan Rekaman Mutu: Mutakhir, lengkap, dan sesuai revisi yang berlaku 2 Dokumen dan rekaman QMS terkendali: Persetujuan, revisi, distribusi, dan penyimpanan terdokumentasi 3 Matriks kesesuaian ISO 9001 dan IATF 16949: Klausul terkait terpetakan dengan prosedur dan bukti implementasi 4 Program dan jadwal audit internal: Tersusun, disetujui, dan dipantau pelaksanaannya 5 Laporan audit internal: Lengkap dengan bukti objektif, temuan, dan pihak terkait 6 Daftar temuan dan tindakan korektif: Memuat akar penyebab, PIC, tenggat, status, dan bukti penutupan 7 Rekaman verifikasi efektivitas tindakan korektif: Tersedia dan dapat ditelusuri sesuai prosedur 8 Daftar persyaratan pelanggan dan dokumen eksternal: Revisi relevan teridentifikasi serta distribusi perubahan terkendali 9 Dashboard kinerja QMS: Menampilkan indikator, tren, status, dan keterlambatan tindak lanjut 10 Data dan bahan tinjauan manajemen: Lengkap, akurat, dan tersedia sesuai jadwal rapat 11 Rekaman sosialisasi dan pelatihan mutu: Materi, peserta, evaluasi, dan bukti kompetensi terdokumentasi 12 Daftar program perbaikan berkelanjutan: Memuat rencana, PIC, target, status, dan hasil evaluasi 13 Paket kesiapan audit eksternal/pelanggan: Dokumen dan bukti implementasi terorganisasi sesuai ruang lingkup audit 14 Laporan aktivitas QMS: berkala Disampaikan tepat waktu dan disertai data pendukung