PPIC Staff

Sebagai perusahaan manufaktur komponen otomotif yang menjalankan proses stamping, bending, welding, pipe bending, wire forming, powder coating, dan assembly, PT Matra Roda Piranti membutuhkan fungsi Production Planning and Inventory Control (PPIC) yang mampu memastikan perencanaan produksi dan pengendalian persediaan berjalan selaras dengan kebutuhan pelanggan, kapasitas produksi, serta ketersediaan material. PPIC Staff memiliki peran penting sebagai penghubung antara Customer, Marketing/Business Development, Produksi, Purchasing, Warehouse, Engineering, dan Quality. Ketepatan perencanaan PPIC berpengaruh langsung terhadap pencapaian delivery, kelancaran produksi, tingkat persediaan, dan efisiensi biaya operasional perusahaan. Berikut uraian jabatan yang dirancang menggunakan pendekatan manajemen SDM berbasis kompetensi dan kebutuhan operasional manufaktur otomotif. 1. Tujuan Utama Jabatan (Job Purpose) Melaksanakan kegiatan perencanaan, penjadwalan, pemantauan, dan pengendalian produksi serta persediaan material dan barang jadi secara akurat, terintegrasi, dan tepat waktu berdasarkan permintaan pelanggan, forecast, kapasitas produksi, ketersediaan material, serta target delivery perusahaan, guna memastikan kelancaran proses produksi, optimalisasi penggunaan sumber daya, pengendalian persediaan, dan pemenuhan kebutuhan pelanggan sesuai target kualitas, biaya, dan waktu pengiriman PT Matra Roda Piranti. 2. Tugas dan Tanggung Jawab Utama 1 Analisis permintaan pelanggan: Mengumpulkan, memeriksa, dan menganalisis data forecast, purchase order, delivery schedule, serta perubahan kebutuhan pelanggan sebagai dasar perencanaan produksi. 2 Perencanaan produksi: Menyusun rencana produksi harian, mingguan, dan bulanan berdasarkan kebutuhan pelanggan, kapasitas mesin, tenaga kerja, waktu proses, dan ketersediaan material. 3 Penjadwalan produksi: Menyusun dan memperbarui jadwal produksi berdasarkan prioritas delivery, urutan proses, kapasitas, dan kesiapan sumber daya. 4 Pengendalian material: Memantau kebutuhan dan ketersediaan raw material, komponen pendukung, serta material dalam proses agar produksi dapat berjalan sesuai jadwal. 5 Koordinasi dengan Purchasing: Menyampaikan kebutuhan pembelian material berdasarkan rencana produksi, status stok, lead time pemasok, dan kebutuhan material periode berikutnya. 6 Monitoring realisasi produksi: Membandingkan rencana dengan aktual produksi, mengidentifikasi selisih, serta berkoordinasi dengan Produksi untuk menindaklanjuti keterlambatan atau kekurangan output. 7 Pengendalian delivery: Memantau kesiapan barang jadi terhadap jadwal pengiriman pelanggan, mengidentifikasi risiko keterlambatan, dan melakukan eskalasi serta koordinasi dengan departemen terkait. 8 Pengendalian persediaan: Memantau stok bahan baku, work in process (WIP), dan barang jadi serta melakukan rekonsiliasi data persediaan bersama Warehouse. 9 Pengendalian perubahan permintaan: Memperbarui rencana produksi dan kebutuhan material apabila terdapat perubahan forecast, order, prioritas pelanggan, atau kondisi operasional. 10 Pengelolaan data produksi: Memelihara data master part, BOM, routing, lead time, kapasitas, standar pemakaian material, dan parameter perencanaan sesuai kewenangan serta prosedur perusahaan. 11 Pelaporan dan analisis: Menyusun laporan rencana dan aktual produksi, status material, persediaan, pencapaian delivery, serta masalah yang berpotensi mengganggu pemenuhan order. 12 Koordinasi lintas departemen: Berkoordinasi dengan Marketing/Business Development, Produksi, Purchasing, Warehouse, Engineering, Quality, dan pihak terkait untuk menyelesaikan hambatan perencanaan dan pengendalian produksi. 13 Pengendalian ketidaksesuaian: Mengidentifikasi risiko kekurangan material, kelebihan stok, penumpukan WIP, kapasitas tidak mencukupi, dan potensi keterlambatan delivery serta mengusulkan tindakan korektif. 14 Perbaikan berkelanjutan: Mendukung peningkatan akurasi perencanaan, efisiensi persediaan, pengurangan perubahan jadwal yang tidak perlu, dan peningkatan ketepatan pengiriman. 3. Output yang Diharapkan (Key Job Outputs) Output PPIC Staff harus berupa dokumen dan data yang dapat diverifikasi serta digunakan untuk pengambilan keputusan operasional. 1 Analisis forecast dan order pelanggan: Data permintaan terkumpul, tervalidasi, dan diperbarui sesuai jadwal. 2 Master Production Schedule (MPS): Jadwal produksi tersedia dan diperbarui berdasarkan kebutuhan pelanggan serta kapasitas yang telah dikonfirmasi. 3 Jadwal produksi harian dan mingguan: Jadwal terdistribusi kepada fungsi terkait dan perubahan tercatat. 4 Material Requirement Plan (MRP): Kebutuhan material dihitung berdasarkan permintaan, BOM, stok, dan lead time yang relevan. 5 Laporan status material: Material kritis, kekurangan stok, dan risiko keterlambatan pasokan teridentifikasi serta ditindaklanjuti. 6 Laporan rencana versus aktual produksi: Selisih rencana dan aktual tercatat, dianalisis, dan disampaikan kepada pihak terkait. 7 Monitoring delivery: Status kesiapan barang jadi terhadap jadwal pengiriman dapat dipantau dan risiko keterlambatan dieskalasi. 8 Laporan persediaan RM, WIP, dan FG: Data persediaan terdokumentasi dan selisih hasil rekonsiliasi ditindaklanjuti bersama Warehouse. 9 Laporan perubahan jadwal produksi: Perubahan jadwal, alasan, dampak, dan tindak lanjut tercatat. 10 Laporan performa PPIC: Informasi mengenai pencapaian jadwal, risiko material, delivery, dan persediaan tersedia secara berkala. 11 Database master perencanaan: Data part, BOM, routing, lead time, dan parameter perencanaan terpelihara sesuai prosedur. 12 Usulan perbaikan proses PPIC: Terdapat analisis masalah dan rekomendasi perbaikan yang dapat dievaluasi oleh atasan.