Finance & Accounting Administration

A. Pencatatan transaksi dan pengeluaran 1. Mengumpulkan bukti transaksi yang diserahkan oleh PIC atau bagian keuangan, seperti nota, invoice, kuitansi, dan bukti pembayaran. 2. Mencatat transaksi ke dalam expense register dengan kolom tanggal, nomor referensi, uraian transaksi, kategori biaya, proyek atau unit usaha, nominal, metode pembayaran, dan status verifikasi. 3. Memisahkan pencatatan berdasarkan kategori yang ditentukan perusahaan, misalnya biaya operasional, transportasi, perlengkapan, vendor, dan pembelian kebutuhan proyek. 4. Memastikan nominal dan tanggal yang dicatat sesuai dengan bukti sumber. 5. Menandai transaksi yang tidak memiliki bukti pendukung, memiliki informasi tidak lengkap, atau membutuhkan konfirmasi. 6. Mengarsipkan bukti transaksi secara digital dengan referensi yang sesuai dengan baris pencatatannya. B. Rekapitulasi biaya per proyek atau unit usaha 1. Mengelompokkan transaksi berdasarkan proyek, unit usaha, periode, dan kategori biaya. 2. Menggunakan rumus spreadsheet untuk menghitung total biaya per kategori dan total pengeluaran per proyek. 3. Memeriksa transaksi duplikat, nominal tidak wajar, tanggal yang tidak sesuai, atau salah klasifikasi. 4. Membandingkan biaya aktual dengan anggaran yang telah disetujui, jika anggaran tersedia. 5. Menghitung selisih nominal dan persentase realisasi terhadap anggaran. 6. Menyusun daftar biaya yang membutuhkan penjelasan atau pemeriksaan lebih lanjut dari supervisor. C. Monitoring kas dan pencocokan transaksi 1. Membantu memperbarui catatan kas masuk dan keluar berdasarkan dokumen yang diberikan oleh petugas berwenang. 2. Membandingkan catatan transaksi dengan rekap kas atau mutasi rekening yang secara khusus diizinkan untuk diakses. 3. Mencocokkan tanggal, nominal, referensi transaksi, dan status pembayaran. 4. Menyusun daftar transaksi yang belum cocok, pembayaran yang masih menunggu konfirmasi, dan dokumen yang belum diterima. 5. Menyerahkan daftar selisih kepada mentor untuk pemeriksaan dan keputusan koreksi. 6. Memperbarui status transaksi setelah mendapatkan konfirmasi yang dapat dipertanggungjawabkan. D. Pelaporan dan analisis biaya 1. Membuat laporan pengeluaran mingguan dan bulanan berdasarkan data yang sudah diperiksa. 2. Membandingkan biaya antarperiode atau antarproyek jika basis perbandingannya setara. 3. Mengidentifikasi kategori biaya dengan pengeluaran terbesar dan perubahan yang perlu ditinjau. 4. Menyusun grafik tren biaya dan ringkasan untuk manajemen. 5. Membuat rekomendasi efisiensi berdasarkan temuan, bukan sekadar mengasumsikan biaya tinggi sebagai pemborosan. 6. Menyusun checklist penutupan periode agar bukti transaksi, rekap, dan status pemeriksaan tidak terlewat.