STAFF DOCUMENT CONTROL PROYEK PLTMG PESANGGARAN DAN PLTMG MINAHASA (PT PLN INDONESIA POWER UNIT INDUK PROYEK)

"1. Pengelolaan Dokumen Proyek – Menerima, memeriksa kelengkapan, memberi penomoran/kodefikasi, serta mendistribusikan dokumen proyek (kontrak, gambar teknik/shop drawing, spesifikasi teknis, BoQ, berita acara, laporan progres) sesuai prosedur perusahaan. 2. Kontrol Versi & Revisi – Melakukan registrasi revisi dokumen, memastikan hanya dokumen versi terkini (latest revision) yang beredar, serta menarik dan mengarsipkan dokumen kedaluwarsa (superseded). 3. Database & Filing – Mengelola database dokumen proyek (hardcopy dan softcopy) pada folder terstruktur/EDMS, melakukan penamaan file standar, scanning, dan backup data secara berkala. 4. Administrasi Korespondensi – Mencatat dan memantau alur surat masuk/keluar, transmittal, serta dokumen approval antara pemilik proyek, konsultan, dan kontraktor 5. Penyampaian Dokumen Transmittal – Menyiapkan, menerbitkan, dan menyampaikan dokumen transmittal (transmittal letter/form) beserta lampirannya kepada pihak terkait (internal bidang/unit, konsultan supervisi, kontraktor/vendor, dan instansi eksternal) melalui kanal resmi (hardcopy, email, maupun EDMS); memastikan nomor transmittal, daftar isi lampiran, tujuan, dan tanggal kirim tercatat benar; meminta serta mengarsipkan bukti terima (acknowledgement receipt); melakukan follow-up/expediting atas transmittal yang belum ditanggapi dan melaporkan status tindak lanjutnya dalam transmittal register. 6. Monitoring & Pelaporan – Menyusun rekapitulasi status dokumen (document control sheet/register), memantau dokumen yang belum disetujui atau terlambat, serta menyiapkan laporan mingguan/bulanan dan bahan presentasi rapat proyek. 7. Dukungan Audit & Serah Terima – Membantu penyiapan dokumen untuk keperluan audit internal/eksternal, HSSE, serta penyusunan dokumen penyelesaian pekerjaan (as-built drawing, manual, dan dokumen serah terima proyek). 8. Koordinasi – Berkoordinasi dengan tim proyek, bidang terkait, dan pihak eksternal untuk memastikan kelengkapan, keakuratan, dan ketepatan waktu dokumen proyek."