Sales Administration Officer

Administrasi database pelanggan - Membantu menginput dan memperbarui database perusahaan, instansi, agen perjalanan , event organizer, dan pelanggan lainnya. - Melengkapi data nama perusahaan, nama PIC, jabatan, nomor telepon, alamat email, serta riwayat komunikasi sesuai informasi yang tersedia. - Memeriksa kelengkapan dan ketepatan data yang dimasukkan. - Mengelompokkan datababase pelanggan berdasarkan segmen pasar yang ditentukan hotel. - Membantu memperbarui status pelanggan berdasarkan informasi dari tim Sales. Administrasi dokumen penjualan - Membantu menyiapkan draft surat penawaran harga kamar, paket pertemuan, jamuan makan, pernikahan, dan produk hotel lainnya. - Membantu membuat penawaran berdasarkan instruksi dan harga yang telah disetujui oleh pihak yang berwenang. - Membantu melakukan pencatatan nomor dokumen dan menyimpan salinan dokumen secara sistematis. Administrasi penyelidikan dan pemesanan - Mencatat permintaan informasi atau pertanyaan dari pelanggan yang diteruskan oleh tim Penjualan. - Membantu menyiapkan dokumen pendukung pemesanan kamar, rapat, jamuan makan, dan acara. - Membantu menyampaikan informasi pemesanan kepada departemen terkait melalui alur komunikasi yang ditetapkan hotel. Pengelolaan arsip dan dokumen transaksi - Menyusun arsip digital maupun fisik berdasarkan tanggal, nama pelanggan, jenis transaksi, atau nomor dokumen. - Membantu memeriksa kelengkapan dokumen pendukung - Melakukan penamaan file, dan penyimpanan dokumen sesuai standar pengarsipan. - Menjaga kerahasiaan informasi pelanggan dan dokumen internal hotel. Pengolahan data dan laporan penjualan - Membantu menginput data aktivitas penjualan ke Microsoft Excel atau Google Sheets. - Membuat rekapitulasi penawaran harga, dan status pemesanan. - Membantu menyusun laporan aktivitas penjualan harian dan mingguan. - Memeriksa kesesuaian data pada laporan dengan sumber informasi yang tersedia - Membantu menyiapkan data pendukung untuk rapat Sales dan evaluasi kinerja departemen. Dukungan operasional Departemen Penjualan - Membantu menyiapkan dokumen untuk sales call, kunjungan penjualan , inspeksi lokasi , dan kegiatan promosi. - Membantu menyiapkan materi presentasi, daftar harga, paket promosi, dan profil hotel. - Membantu mencatat jadwal kunjungan atau tindak lanjut pelanggan berdasarkan instruksi tim Sales. - Membantu menyebarkan informasi promosi yang telah disetujui. - Melaksanakan tugas administrasi lain yang relevan sesuai Arah pembimbing.