General Affairs Intern (Medan)

Pendidikan 1. Mahasiswa aktif (minimal semester 5) atau fresh graduate D3/S1 dari jurusan Manajemen, Administrasi Bisnis, Administrasi Perkantoran, Sekretari, Psikologi, Hukum, atau jurusan lain yang relevan. 2. IPK minimal 3.00 dari skala 4.00. Kompetensi Teknis 1. Mahir Microsoft Office, terutama Excel (formula dasar, pivot table, pembuatan laporan sederhana), Word, dan PowerPoint. 2. Mampu menggunakan Google Workspace atau Microsoft 365 (Teams, SharePoint, Outlook) untuk korespondensi dan pengelolaan dokumen. 3. Memahami dasar administrasi perkantoran, meliputi pengarsipan dokumen, pencatatan surat masuk dan keluar, serta pengelolaan inventaris aset kantor. 4. Memahami dasar proses pengadaan barang dan jasa, pengelolaan vendor, serta pengelolaan fasilitas kantor. Nilai tambah jika pernah mengikuti pelatihan atau kursus administrasi perkantoran, office management, atau memiliki pengalaman organisasi/magang di bidang serupa. Kompetensi Non-Teknis 1. Teliti, rapi, dan disiplin terhadap tenggat waktu. 2. Komunikasi tulis dan lisan yang baik dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris dasar (membaca dokumen dan menulis email). 3. Mampu bekerja dalam tim dan berkoordinasi lintas divisi serta dengan vendor atau pihak eksternal. 4. Proaktif, mau belajar, mampu menangani beberapa tugas sekaligus, dan memiliki sikap melayani (service-minded). 5. Menjaga kerahasiaan data dan dokumen perusahaan. Ketersediaan 1. Dapat mengikuti program magang selama 6 bulan, dengan jadwal kerja 5 hari per minggu sesuai kebutuhan operasional tim. 2. Bersedia bekerja secara onsite, mengingat tugas General Affairs berkaitan langsung dengan operasional dan fasilitas kantor. Gambaran Tugas (opsional, bisa ditambahkan di poster lowongan) 1. Mengelola administrasi dan pengarsipan dokumen (surat masuk/keluar, kontrak, dan berkas kantor). 2. Membantu pencatatan dan pemantauan inventaris, ATK, dan aset kantor. 3. Membantu koordinasi pemesanan ruang rapat, perjalanan dinas, dan kebutuhan acara internal. 4. Membantu proses pengadaan barang dan komunikasi dengan vendor. 5. Menyusun laporan rutin dan rekapitulasi data dalam Excel. Tanggung Jawab Utama (Intern General Affairs – General Admin) 1. Administrasi dan Pengarsipan Dokumen Membantu mencatat surat masuk dan keluar, merapikan serta mengarsipkan dokumen fisik maupun digital, dan menjaga kerahasiaan berkas perusahaan. 2. Pencatatan Inventaris dan Aset Kantor Membantu memperbarui data aset kantor dan memantau stok serta pemakaian ATK dan perlengkapan kantor. 3. Dukungan Operasional dan Layanan Karyawan Membantu mencatat dan menindaklanjuti permintaan layanan GA (ruang rapat, ATK, perbaikan fasilitas), serta mendukung persiapan perjalanan dinas dan acara internal. 4. Pelaporan dan Rekapitulasi Data Menyusun rekap data dan laporan rutin sederhana menggunakan Excel (inventaris, permintaan layanan, pengeluaran operasional) untuk disampaikan kepada staff