Personal Assistant atau Sekretaris Pribadi

1. Manajemen Agenda & Penjadwalan Mengelola, mengatur, dan memutakhirkan jadwal harian, mingguan, dan bulanan Atasan (rapat, kunjungan kerja, acara resmi, dan janji temu). Mengatur filter permintaan audiensi/pertemuan dari pihak internal maupun eksternal. Memberikan pengingat (reminders) secara berkala mengenai agenda, prioritas harian, dan tenggat waktu (deadline) penting. 2. Administrasi & Korespondensi Menyusun, memilah, mendokumentasikan, dan membalas surat masuk, email, serta dokumen administrasi lainnya sesuai petunjuk Atasan. Menyusun draf dokumen, laporan, memo, lembar disposisi, dan bahan presentasi. Mengelola arsip dokumen fisik maupun digital dengan rapi, terstruktur, dan aman. 3. Koordinasi Rapat & Acara Menyiapkan kebutuhan rapat (ruangan, perlengkapan teknis, dokumen pendukung, dan konsumsi). Menyusun Notulensi Rapat (Minutes of Meeting) dan mendistribusikan ringkasan hasil rapat serta rencana tindak lanjut (action items). Berkoordinasi dengan tim internal maupun pihak luar terkait pelaksanaan acara atau program kerja Atasan. 4. Logistik Perjalanan Dinas Memproses seluruh kebutuhan perjalanan dinas (domestik maupun internasional), termasuk pemesanan tiket, akomodasi, transportasi lokal, dan visa (jika diperlukan). Menyusun itinerary (rencana perjalanan) secara detail dan sistematis. Mengelola pertanggungjawaban keuangan perjalanan dinas (reimbursement, uang harian, dan laporan pengeluaran). 5. Komunikasi & Hubungan Antar Lembaga Bertindak sebagai pintu gerbang (gatekeeper) utama komunikasi antara Atasan dengan pemangku kepentingan (stakeholders), mitra kerja, dan staf internal. Menyaring panggilan telepon, pesan, dan tamu yang ingin menemui Atasan secara santun dan profesional.