General Administration & Business Operations

A. Pengelolaan dokumen perusahaan 1. Menginventarisasi dokumen yang digunakan perusahaan, seperti surat masuk/keluar, kontrak, penawaran harga, purchase order (PO), invoice, berita acara, dan dokumen kerja sama. 2. Membuat master register menggunakan Excel atau Google Sheets yang mencantumkan nomor dokumen, tanggal, jenis dokumen, pihak terkait, penanggung jawab, status, dan lokasi penyimpanan. 3. Mengelompokkan dokumen berdasarkan bidang usaha, proyek, tahun, dan jenis transaksi. 4. Memeriksa kelengkapan dokumen berdasarkan checklist yang telah ditetapkan perusahaan. 5. Menandai dokumen yang belum lengkap, belum disetujui, mendekati masa kedaluwarsa, atau membutuhkan tindak lanjut. 6. Memastikan setiap dokumen digital disimpan dengan format nama file yang konsisten dan dapat ditemukan kembali. B. Monitoring pekerjaan dan tindak lanjut 1. Mengumpulkan daftar pekerjaan aktif dari PIC yang ditunjuk perusahaan. 2. Mencatat nama pekerjaan, unit usaha, PIC, tanggal mulai, tenggat, status progres, kendala, dan tindakan berikutnya. 3. Memperbarui status pekerjaan berdasarkan konfirmasi atau bukti dari PIC, bukan berdasarkan asumsi pribadi. 4. Mengirim pengingat kepada PIC untuk pekerjaan yang mendekati tenggat atau belum memberikan pembaruan. 5. Menyusun daftar pekerjaan terlambat dan meneruskannya kepada supervisor untuk keputusan lebih lanjut. 6. Membuat ringkasan mingguan tentang pekerjaan selesai, masih berjalan, tertunda, dan membutuhkan persetujuan atasan. C. Pengumpulan dan pengolahan laporan operasional 1. Mengumpulkan laporan dari unit usaha yang aktif, misalnya progres proyek kontraktor, pesanan pangan, kebutuhan pengadaan, atau persiapan acara WO/EO. 2. Memeriksa apakah laporan memuat periode, aktivitas, hasil, biaya atau kebutuhan jika relevan, kendala, dan rencana berikutnya. 3. Menggabungkan data dari berbagai PIC ke dalam satu rekap tanpa mengubah angka sumber. 4. Menandai data kosong, perbedaan angka, atau informasi yang perlu dikonfirmasi. 5. Membuat ringkasan operasional mingguan dan bulanan untuk supervisor atau manajemen. 6. Membuat tabel atau grafik sederhana untuk memperlihatkan progres dan pekerjaan yang memerlukan perhatian.