GA & IT Staff

Jabatan GA & IT Staff memiliki peran ganda, yaitu mendukung pengelolaan fasilitas dan layanan umum perusahaan serta memberikan dukungan teknis IT kepada seluruh departemen agar kegiatan administrasi dan produksi dapat berlangsung secara aman, efektif, dan efisien. Uraian jabatan berikut disusun dengan pendekatan manajemen berbasis kompetensi, pengendalian operasional, pelayanan internal, dan perbaikan berkelanjutan. 1. Tujuan Utama Jabatan (Job Purpose) Melaksanakan kegiatan operasional dan administrasi General Affairs serta dukungan teknologi informasi secara efektif, efisien, dan tepat waktu, meliputi pengelolaan fasilitas dan aset perusahaan, pemeliharaan sarana dan prasarana, pengadaan serta pengendalian kebutuhan umum, pengelolaan vendor, dukungan teknis perangkat keras dan perangkat lunak, jaringan komputer, keamanan informasi, serta pemeliharaan data dan dokumentasi, guna memastikan kelancaran operasional perusahaan, ketersediaan fasilitas dan sistem IT yang andal, pengendalian biaya operasional, serta terciptanya lingkungan kerja yang aman, tertib, dan produktif di PT Matra Roda Piranti. 2. Tugas dan Tanggung Jawab Utama A. Fungsi General Affairs (GA) 1 Pengelolaan fasilitas perusahaan: Memantau kondisi gedung, kantor, area umum, utilitas pendukung, dan fasilitas kerja serta mengoordinasikan perbaikan sesuai kebutuhan. 2 Pemeliharaan sarana dan prasarana: Menyusun jadwal pemeliharaan fasilitas umum, memantau pelaksanaan perbaikan, dan mendokumentasikan hasil pemeriksaan fasilitas. 3 Pengelolaan aset dan inventaris: Melakukan pencatatan, pelabelan, pemeriksaan fisik, mutasi, dan rekonsiliasi aset serta inventaris perusahaan sesuai prosedur. 4 Pengadaan kebutuhan umum: Menyiapkan permintaan pembelian kebutuhan operasional umum, mengumpulkan penawaran vendor, serta memantau ketersediaan barang dan jasa sesuai kewenangan. 5 Pengelolaan vendor dan jasa umum: Mengoordinasikan vendor kebersihan, keamanan, pemeliharaan fasilitas, transportasi, dan jasa umum lainnya serta memantau kualitas layanan dan kelengkapan dokumen. 6 Pengelolaan kendaraan operasional: Membantu administrasi penggunaan kendaraan, jadwal servis, dokumen kendaraan, pengendalian pemakaian, dan pelaporan kondisi kendaraan perusahaan. 7 Kebersihan dan ketertiban lingkungan kerja: Memantau kebersihan, kerapian, dan kondisi fasilitas umum serta mengoordinasikan tindak lanjut atas ketidaksesuaian dengan fungsi terkait. 8 Pengelolaan dokumen GA: Menyimpan dan memperbarui dokumen aset, kontrak vendor, jadwal pemeliharaan, penggunaan fasilitas, serta laporan operasional GA. 9 Pengendalian biaya operasional: Memantau realisasi biaya fasilitas, utilitas, kebutuhan kantor, dan jasa umum serta menyusun laporan penggunaan anggaran. 10 Koordinasi lintas departemen: Menindaklanjuti permintaan layanan umum dari departemen terkait dan memastikan penyelesaian sesuai prioritas serta target waktu layanan. B. Fungsi Information Technology (IT) 1 Dukungan teknis pengguna: Menangani kendala komputer, printer, perangkat kerja, aplikasi, email, dan perangkat pendukung lainnya serta memberikan bantuan teknis kepada pengguna. 2 Pengelolaan perangkat IT: Melakukan inventarisasi, instalasi, konfigurasi, pemeliharaan, dan pencatatan kondisi komputer, laptop, printer, serta perangkat IT lainnya. 3 Pengelolaan jaringan: Memantau fungsi jaringan lokal, koneksi internet, Wi-Fi, dan perangkat jaringan serta mengoordinasikan penyelesaian gangguan dengan penyedia layanan. 4 Pengelolaan aplikasi dan akun pengguna: Membantu administrasi akun, instalasi aplikasi yang diizinkan, pengaturan hak akses berdasarkan persetujuan, serta penonaktifan akses sesuai prosedur ketika diperlukan. 5 Keamanan informasi: Menerapkan prosedur keamanan dasar, pembaruan perangkat lunak, perlindungan endpoint, pengendalian akses, dan pelaporan indikasi insiden keamanan informasi. 6 Backup dan pemulihan data: Membantu pelaksanaan backup data dan pemeriksaan hasil backup sesuai jadwal serta mendukung proses pemulihan data berdasarkan prosedur perusahaan. 7 Pemeliharaan sistem IT: Melaksanakan pemeriksaan rutin perangkat dan sistem, mencatat gangguan, melakukan pemeliharaan preventif, serta mengeskalasi masalah yang membutuhkan penanganan khusus. 8 Dukungan sistem informasi perusahaan: Mendukung penggunaan aplikasi bisnis dan administrasi perusahaan, termasuk HRIS, sesuai penugasan, hak akses, dan kompetensi yang dimiliki. 9 Dokumentasi dan inventaris IT: Memelihara daftar aset IT, lisensi perangkat lunak, konfigurasi yang relevan, riwayat perbaikan, dan dokumentasi teknis. 10 Pengelolaan vendor IT: Mengoordinasikan layanan penyedia internet, perangkat keras, perangkat lunak, dan jasa teknis serta memantau penyelesaian tiket atau permintaan layanan. 11 Edukasi pengguna: Memberikan panduan penggunaan perangkat, aplikasi, keamanan akun, pengelolaan kata sandi, dan praktik digital yang aman kepada karyawan. 12 Perbaikan berkelanjutan: Mengidentifikasi gangguan berulang dan peluang peningkatan efisiensi layanan GA dan IT serta mengusulkan perbaikan kepada atasan. 3. Output yang Diharapkan (Key Job Outputs) Output harus berupa hasil kerja yang dapat diperiksa, memiliki bukti dokumentasi, dan dapat diukur. A. Output General Affairs 1 Database aset dan inventaris perusahaan: Data aset akurat, diperbarui, dan dapat ditelusuri. 2 Laporan pemeriksaan fasilitas: Pemeriksaan terlaksana sesuai jadwal dan temuan memiliki tindak lanjut. 3 Jadwal pemeliharaan fasilitas: Jadwal tersedia, realisasi tercatat, dan keterlambatan dilaporkan. 4 Dokumen vendor dan jasa umum: Dokumen kontrak, penawaran, evaluasi, dan administrasi vendor tersimpan lengkap. 5 Laporan permintaan layanan GA: Permintaan tercatat, status penyelesaian terpantau, dan pekerjaan tertunda memiliki alasan yang jelas. 6 Laporan penggunaan biaya GA: Pengeluaran direkap dan dibandingkan dengan anggaran yang disetujui. 7 Catatan kendaraan operasional: Jadwal servis, penggunaan, dan masa berlaku dokumen terpantau. 8 Laporan kondisi lingkungan kerja: Temuan kebersihan, ketertiban, atau fasilitas didokumentasikan dan ditindaklanjuti. B. Output Information Technology 1 Database inventaris IT: Seluruh perangkat yang menjadi tanggung jawab fungsi tercatat dan memiliki identitas aset. 2 Laporan gangguan dan layanan IT: Setiap tiket atau permintaan memiliki status, waktu penanganan, dan catatan penyelesaian. 3 Laporan pemeliharaan perangkat: Pemeliharaan preventif dilaksanakan sesuai jadwal dan terdokumentasi. 4 Dokumentasi jaringan dan sistem: Informasi teknis penting tersedia, diperbarui, dan aksesnya dibatasi. 5 Rekapitulasi akun dan hak akses: Perubahan akses dilakukan berdasarkan persetujuan dan tercatat. 6 Laporan backup data: Pelaksanaan backup dan pemeriksaan hasilnya terdokumentasi sesuai prosedur. 7 Catatan insiden keamanan IT: Insiden atau indikasi risiko dicatat dan segera dieskalasi sesuai prosedur. 8 Laporan kinerja layanan IT: Gangguan berulang, waktu penyelesaian, dan rekomendasi perbaikan dilaporkan berkala.