General Affair

1. Administrasi General Affair - Membantu pelaksanaan administrasi dan dokumentasi kegiatan operasional Subbagian General Affair. - Melakukan penginputan, pembaruan, rekapitulasi, dan pengarsipan data serta dokumen GA secara sistematis. - Membantu menyiapkan dokumen administrasi, laporan berkala, dan bahan pendukung sesuai kebutuhan unit kerja. - Melakukan pemeriksaan kelengkapan dokumen dan mengidentifikasi data yang belum lengkap atau memerlukan perbaikan. 2. Pengelolaan Inventaris dan Aset - Membantu pendataan dan pemutakhiran database inventaris barang dan aset sesuai ruang lingkup pengelolaan GA. - Melakukan rekapitulasi informasi inventaris, meliputi jenis barang, jumlah, lokasi penempatan, kondisi, dan status penggunaan berdasarkan data yang tersedia. - Membantu pencocokan data inventaris dengan dokumen administrasi serta mencatat ketidaksesuaian untuk ditindaklanjuti oleh penanggung jawab. - Membantu penyusunan laporan inventaris dan dokumentasi pendukung pengelolaan aset. 3. Pengelolaan Fasilitas dan Layanan Umum - Membantu pendataan kebutuhan fasilitas dan sarana operasional kantor. - Melakukan pencatatan permintaan layanan umum serta memantau status tindak lanjutnya berdasarkan arahan pembimbing. - Membantu pendataan kondisi fasilitas dan kebutuhan pemeliharaan, perbaikan, atau penggantian sarana. - Menyusun rekapitulasi kebutuhan dan status pemeliharaan fasilitas sebagai bahan monitoring operasional. 4. Administrasi dan Database Vendor - Membantu mengumpulkan, memperbarui, dan mengompilasi data vendor penyedia barang maupun jasa yang relevan dengan kebutuhan General Affair. - Melakukan pendataan informasi vendor, meliputi identitas dan kontak, jenis layanan, portofolio, spesifikasi barang atau jasa, serta informasi penawaran yang tersedia. - Membantu memeriksa kelengkapan dokumen administrasi vendor sesuai persyaratan yang ditetapkan perusahaan. - Menyusun tabel perbandingan penawaran vendor berdasarkan aspek harga, spesifikasi, kualitas, ruang lingkup layanan, dan estimasi waktu penyelesaian. - Mendokumentasikan hasil pengumpulan informasi dan perbandingan vendor sebagai bahan pertimbangan bagi pihak yang berwenang. 5. Monitoring dan Evaluasi Layanan - Membantu memantau status penyelesaian pekerjaan pemeliharaan fasilitas dan permintaan layanan umum. - Melakukan rekapitulasi data realisasi pekerjaan serta dokumentasi hasil layanan berdasarkan informasi yang tersedia. - Membantu mengompilasi data kesesuaian hasil pekerjaan, ketepatan waktu, dan tindak lanjut atas kendala layanan vendor. - Menyiapkan bahan laporan monitoring dan evaluasi untuk mendukung pengambilan keputusan oleh penanggung jawab GA. 6. Pelaporan dan Perbaikan Administrasi - Membantu penyusunan laporan kegiatan dan hasil pekerjaan Subbagian General Affair secara berkala. - Menjaga keteraturan dan kemutakhiran database serta arsip digital maupun fisik. - Mengidentifikasi peluang perbaikan sederhana dalam proses administrasi, pengelolaan data, dan dokumentasi GA. - Melaksanakan tugas administratif lain yang relevan dengan ruang lingkup General Affair sesuai arahan pembimbing magang.