Project Support Assistant (Climate Resilience)

1. Pelaksanaan Proyek • Membantu Konsultan Utama dalam menyiapkan rencana kerja dua bulan, kalender kegiatan, indeks dokumen, dan pelacak hasil kerja dalam lima hari kerja pertama untuk persetujuan atasan. • Membantu Konsultan Utama dalam mengoordinasikan jadwal kegiatan, mengkonfirmasi tanggung jawab dengan konsultan dan mitra, serta menindaklanjuti tindakan dan tenggat waktu yang telah disepakati. • Mengatur logistik dan dukungan operasional untuk misi teknis dan konsultasi masyarakat yang termasuk dalam periode kontrak, berkoordinasi dengan Operasi dan mitra lokal. • Lacak ketergantungan dan kesiapan untuk aktivitas; tandai penundaan, masukan yang hilang, dan keputusan yang dibutuhkan dari supervisor. • Mendukung persiapan dan pemformatan dokumen proyek, spreadsheet, dan presentasi tanpa mengubah konten teknis. • Membantu Konsultan Utama dalam studi koleksi dan dokumen terkait lainnya. 2. Keterlibatan Masyarakat dan Dukungan Kemitraan • Jaga komunikasi yang baik dengan konsultan, spesialis, peninjau independen, dan Yayasan Ecology mengenai jadwal dan kebutuhan dokumentasi. • Menyusun daftar kelompok, rencana dukungan, catatan kemajuan, dan dokumen serah terima; memelihara indeks dokumen KUEP dan VSLA secara terpisah. • Buatlah daftar periksa catatan dukungan modal VSLA, termasuk rencana penggunaan yang disetujui anggota, penandatangan yang berwenang, perjanjian, dan catatan modal eksternal. • Koordinasikan pengaturan partisipasi yang mudah diakses dan arahkan pertanyaan atau masukan komunitas kepada tim yang bertanggung jawab; jangan membuat komitmen tentang pendanaan, kelayakan, atau hak atas tanah dan karbon. 3. Pemantauan, Evaluasi, dan Pelaporan • Perbarui pelacak D1–D5 setiap minggu, catat pemilik, tenggat waktu, versi file, komentar ulasan, tindakan yang belum selesai, dan bukti penerimaan tertulis. • Arsipkan dokumen dalam waktu dua hari kerja setelah diterima. Bedakan status dokumen yang diterima, tidak lengkap, sedang ditinjau, diminta revisi, dan disetujui; jangan menganggap keheningan sebagai persetujuan. • Berikan pembaruan kemajuan mingguan dan dua laporan bulanan yang mencakup pekerjaan yang telah selesai, status hasil kerja, masalah yang belum terselesaikan, dan tindakan selanjutnya. • Serahkan dokumen serah terima akhir paling lambat hari kerja terakhir, termasuk indeks arsip, pelacak akhir, daftar periksa administratif, dan tindakan yang tertunda dengan pemilik beserta tenggat waktunya. 4. Dukungan Administratif dan Keuangan • Memberikan dukungan administratif untuk rapat dan kegiatan: menyiapkan draf agenda, undangan, daftar peserta, tautan rapat, serta permintaan perjalanan dan logistik. • Siapkan draf notulen dan poin tindakan beserta penanggung jawab dan tenggat waktu dalam waktu dua hari kerja setelah setiap rapat yang dijadwalkan, untuk ditinjau oleh supervisor sebelum diedarkan. • Periksa lembar waktu, faktur, tanda terima pendukung, dokumen perjalanan, dan pengajuan pembayaran terhadap daftar periksa Keuangan dan Pengadaan; tindak lanjuti item yang hilang dan status pemrosesannya. • Memelihara catatan administratif yang mudah diakses untuk pelaporan dan audit. Menangani atau menc disbursement modal kelompok, atau menyetujui hasil teknis tanpa wewenang tertulis. 5. Perlindungan, Gender, dan Inklusi • Dukung partisipasi yang aman dan inklusif, khususnya bagi perempuan dan penyandang disabilitas, serta sampaikan kebutuhan aksesibilitas kepada penanggung jawab kegiatan. • Patuhilah Kode Etik YCP, persyaratan perlindungan dan PSEAH, serta saluran pelaporan; segera sampaikan kekhawatiran melalui prosedur yang telah ditentukan. • Lindungi data pribadi dan keuangan menggunakan penyimpanan yang disetujui dan akses terbatas. Ikuti prosedur persetujuan untuk wawancara, foto, dan catatan, serta terapkan prinsip Jangan Merugikan (Do No Harm).