Sekretaris

Bulan 1 — Pengenalan lingkungan kerja dan administrasi dasar 1. Mengenal struktur organisasi dan lingkungan kerja pabrik. 2. Mempelajari prosedur administrasi dan tata cara komunikasi kantor. 3. Membantu merapikan serta mengarsipkan surat masuk dan surat keluar. 4. Melakukan fotokopi, scan, dan pencetakan dokumen. 5. Menyiapkan alat tulis dan kebutuhan administrasi kantor. Bulan 2 — Pengarsipan dan pengelolaan dokumen 1. Mengelompokkan dokumen berdasarkan tanggal, departemen, dan jenis dokumen. 2. Mencatat surat masuk dan surat keluar ke buku agenda atau Excel. 3. Menyusun dokumen produksi, administrasi, dan laporan dari departemen terkait. 4. Membantu mencari dan menyiapkan dokumen saat dibutuhkan. 5. Memastikan dokumen disimpan di tempat yang sesuai. Bulan 3 — Pengolahan data dan laporan menggunakan komputer 1. Menginput data administrasi ke Microsoft Excel. 2. Membantu merekap data kehadiran rapat atau daftar tamu. 3. Menyusun dan memperbarui data inventaris alat tulis kantor. 4. Membantu mengetik laporan dan surat menggunakan Microsoft Word. 5. Memeriksa kembali data sebelum diserahkan kepada pembimbing. Bulan 4 — Pengelolaan jadwal dan koordinasi antarbagian 1. Membantu menyusun jadwal rapat pimpinan atau kepala bagian. 2. Menyiapkan undangan, agenda rapat, dan daftar hadir. 3. Menyiapkan ruangan serta perlengkapan rapat. 4. Membantu menyampaikan informasi administratif antarbagian. 5. Mencatat hasil rapat dan menyusun notulen sederhana. Bulan 5 — Administrasi operasional dan dukungan pimpinan 1. Membantu menyiapkan dokumen administrasi untuk kebutuhan operasional pabrik. 2. Mengumpulkan laporan dari bagian produksi, gudang, personalia, atau bagian lain sesuai arahan. 3. Memeriksa kelengkapan dokumen sebelum diserahkan kepada atasan. 4. Membantu memantau jadwal kegiatan dan tindak lanjut hasil rapat. 5. Membuat rekap dokumen yang sudah diterima dan belum diterima. Bulan 6 — Evaluasi, penyelesaian tugas, dan laporan akhir 1. Memeriksa kembali arsip dan dokumen yang telah dikelola. 2. Memperbarui agenda surat serta rekap administrasi. 3. Membantu menyelesaikan pekerjaan yang masih tertunda. 4. Menyusun laporan kegiatan dan hasil pekerjaan selama magang. 5. Melakukan evaluasi bersama pembimbing magang.